Comment construire un budget RH
Comme tous les autres départements, les ressources humaines ont besoin d’opérer avec un budget structuré. Et pourtant, il n’est pas rare qu’aucun budget RH ne soit formalisé.
“Comment est-ce possible ?” s’écrieront certains à raison !
Le budget RH permet un pilotage précis des activités et des ressources financières allouées aux collaborateurs. Il permet de planifier, d’anticiper, et de prendre des décisions éclairées, comme tout bon budget.
Il est aux projets RH ce que la mise en place d’un plan de recrutement est à la masse salariale.
Sa réalisation s’inscrit dans une démarche prospective, évolutive, mais ancrée dans la réalité du terrain.
Comment constituer son budget RH ?
Voici un mode d’emploi pour construire un budget RH réaliste, actionnable et aligné avec les priorités de votre organisation.
Étape 1 : Identifier les catégories de dépenses RH
La première étape consiste à lister les pôles de dépenses RH selon l’étendue de vos responsabilités.
Posez-vous les bonnes questions :
Gérez-vous les bureaux ? Prévoyez un budget pour l’entretien, les charges, les fournitures (café, thé, papier, stylos…).
Gérez-vous le parc informatique ? Tenez compte de l’achat et de la maintenance du matériel selon les besoins de l’équipe.
Vos effectifs sont-ils répartis en France ou à l’international ? Cela influence les réglementations et les coûts RH.
Quelles sont vos politiques internes ? (télétravail, déplacements, sport, soutien familial…)
On peut structurer ces dépenses selon le cycle de vie du collaborateur, par service, ou encore par zone géographique.
Exemples de grandes catégories de dépenses RH :
Recrutement : ATS, cabinets, marque employeur, salons, relations écoles
Formation et développement (GEPP) : formations obligatoires, individuelles, conférences
Engagement / QVT / RSE / DEI : labellisation, événements, cadeaux (naissance, mariage, décès), plateformes bien-être
Back-office RH :
Outils RH : SIRH, plateformes de gestion de la performance
Veille RH : abonnements juridiques, adhésions professionnelles
Frais juridiques : contentieux, accords collectifs, indemnités de départ
CSE : budget de fonctionnement, activités sociales et culturelles, formations
N’oubliez pas les coûts obligatoires liés à l’emploi :
Contribution formation professionnelle
Taxe d’apprentissage
Contribution Agefiph
1% logement
Discutez aussi avec votre DAF pour définir :
Où placer les frais liés à la compensation & benefits (mutuelle, prévoyance, tickets resto, transports)
Qui gère les augmentations salariales et la masse salariale globale
En particulier dans les groupes multisites ou les structures ayant plusieurs conventions collectives, une vision claire des coûts RH est essentielle.
Étape 2 : Analyser les budgets RH précédents
Connaître le passé pour préparer l’avenir.
Demandez à la finance un historique des dépenses RH. Cela vous donnera une vision :
des pratiques en place,
de la culture réelle (au-delà des intentions affichées),
et des habitudes budgétaires à respecter ou à challenger.
Étape 3 : Adapter au futur et ajuster
Un budget RH doit évoluer selon :
la croissance des effectifs,
le chiffre d’affaires,
les contextes : fusions, restructurations, développement…
Les données RH sont clés pour modéliser l’avenir.
Quelques indicateurs utiles :
Turnover + plan de recrutement + coût moyen d’un recrutement = budget prévisionnel de recrutement
Coût par collaborateur en formation ou en engagement = budget global pour ces axes
Pyramide des âges = anticipation des événements de vie (cadeaux, congés spéciaux…)
Télétravail / remote = adaptation des budgets déplacement et équipements
Gérer un budget RH international
Si vous avez des équipes dans plusieurs pays, tenez compte :
des spécificités réglementaires locales,
des attentes culturelles,
des différences de niveau de vie.
L’équité prime sur l’égalité.
Anecdote : pour comparer les coûts de vie par pays, j’ai croisé le taux de change et les indices de pouvoir d’achat pour créer un référentiel d’équité interne.
Ne rien oublier : coûts cachés, aides et ROI
Quelques éléments souvent oubliés :
En France, les OPCO proposent des budgets formation et du conseil RH.
À l’étranger, des équivalents existent (ex : programme SLIM aux Pays-Bas).
Certaines entreprises adoptent une logique très ROIste : le taux horaire RH est intégré au calcul du coût projet. À envisager pour les structures très orientées performance.
Conclusion
Construire un budget RH précis, clair et structuré vous permettra :
de mieux piloter vos projets,
d’anticiper vos besoins,
de dialoguer efficacement avec la direction financière,
et de positionner la fonction RH comme un levier stratégique.
J’espère que ce guide vous aidera à y voir plus clair, que vous soyez RH, DAF, ou simplement curieux des coulisses de la fonction RH.
